Aujourd’hui au menu, pas une application libre mais un sujet qui peut éviter des tracas et des échecs. Mener un projet n’est pas toujours facile, loin de là notamment quand nombre d’acteurs sont impliqués. Le management d’une équipe projet est un travail ardu où l’on doit suivre l’évolution de toutes les taches assignées aux différents acteurs qui bien souvent ont eux-mêmes à gérer leur quotidien.



Un billet intitulé : « Les facteurs d’échecs, 20 principaux pièges à éviter…« , écrit par Alain Fernandez nous dresse une liste de 20 pièges à éviter. L’auteur les a organisés en 4 axes :

• Axe 1 Organisation du projet
• Axe 2 Coopération étendue, team building
• Axe 3 Assisance à l’anticipation
• Axe 4 Intégration

Je ne vais pas vous détailler tous les points des différents axes mais simplement parler de ceux que j’ai déjà vécu en tant que Chef de projet.

Axe 1

Piège 1 (Le problème est mal défini et mal délimité) : le fiasco est presque garanti. Les acteurs ne se sentent pas impliqués et préfèrent gérer leurs taches quotidiennes. Le projet doit avant tout être lancé officiellement et un groupe projet doit être constitué. Tous les acteurs doivent être prévenus et leurs responsables également. Les taches seront donc clairement définies et une une charge de travail relative au projet pourra être intégré au quotidien des personnes impliquées.

Pièges 3 & 4 : les problèmes de planning ! Le travail dans l’urgence est source de bien des échecs également. Jouer les pompiers n’a d’intérêt à mes yeux que de se sentir un héros (ne rigolez pas, beaucoup aiment cela). Aucun intérêt ! On va pallier à un problème dans la précipitation en n’ayant pas pris le temps de prendre un peu de recul et de mettre en place une solution viable mais laissant la place à une évolution potentielle. On peut d’ores et déjà se projeter dans l’avenir et essayer de deviner les besoins futurs pour préparer le terrain.

Axe 2

Le piège 8 (Les responsabilités sont trop mal définies ou changent constamment) : rejoint un peu le piège N°1. Une mauvaise répartition des rôles à tenir entrainera forcément des dysfonctionnements, notamment si l’on travaille avec des personnes qui ont tendance à se laisser vivre et qui pense que son collègue fera le travail

Pièges 11 & 12 : les problèmes de communication : Alors là, on touche un point sensible et critique mais qui dépasse bien souvent le cadre du projet. Un manque de communication permet à mon goût de décupler les susceptibilités potentielles qui sommeillent en nous. Si les pièges cités ci-dessus ont été déjoués, les conséquences seront moins importantes mais tout de même. Un oubli peut entrainer tout simplement la non réalisation d’une tache non pas par mauvaise volonté de la personne à qui elle est assignée mais par le fait qu’elle ne savait pas !
Personnellement, lors de mon dernier « grand » projet, j’ai mis en place l’outil Feng Office (Voir Linux Pratique N°71) afin d’y consigner toutes les dates importantes, les comptes rendus de réunions, les taches… afin que tous les acteurs puissent consulter à leur guise l’évolution du projet.

Axe 3

Piège 13 (Les enjeux mal précisés évoluent et bouleversent les priorités) : ce point rejoint un peu les axes 1 et 2. Une bonne analyse et une bonne communication aident à définir clairement les taches. L’analyse se révèle capitale car elle sera source de calcul pour la charge en terme de personnel (et forcément de budget) et ainsi de définir au mieux le planning.
D’une manière générale, cela rejoint mes propos précèdents, si on prend le temps d’analyser correctement un projet, la place à l’improvisation ou au mode pompier se réduit considérablement. On peut oublier des choses mais plus on décortique moins on a de chances que cela arrive. Pour un développement informatique, ne dit on pas que 80% du projet c’est de l’analyse ?

Axe 4

Piège 18 (Les aspects techniques du projet sont privilégiés aux dépens des besoins fonctionnels) : rien de mieux pour aller droit au mur et avoir en retour un refus pur et simple d’utiliser les choses mises en place, que ce soit un logiciel ou autre. Ou forcés sous la contrainte managériale, les personnes ne seront point motivées car elles ne se sentiront pas impliquées dans la démarche. Ne jamais perdre de vue que les premières personnes à consulter sont les gens du terrain qui connaissent le mieux le métier et ses contraintes. Et quelle motivation pour eux que de se sentir impliqués et de pouvoir parler de leur quotidien mais pour cela, le climat de confiance doit régner entre l’interlocuteur et l’opérateur. Il est souvent préférable que ce soit une personne qui ne fasse pas partie de l’équipe qui mène le recueil des informations (un oeil extérieur est toujours mieux).

Enfin, l’auteur nous permet de télécharger au format pdf, l’ensemble des points de son article.

Manager un projet c’est comme manager des gens (souvent cela va de pair), de la considération, de la confiance, de l’honnêteté semblent être quelques qualités pré-requises pour mener à bien sa mission. C’est un avis personnel qui n’engage que moi mais que j’ai forgé avec le temps et l’expérience.

Bonne gestion de projet !